ARS’VIEW™ : Analyse et Représentation de Systèmes

Principes de la méthode

Il s’agit d’apporter une aide à la clarification de la structure, des acteurs intervenant sur les différents axes de gestion de chacun des processus transversaux des activités.

Basée sur l’analyse fonctionnelle par les milieux environnants, elle permet de relier les orientations stratégiques aux missions et aux points critiques de fonctionnement constatés :

• d’une part en les caractérisant
• et d’autre part en définissant systématiquement les solutions possibles.

Cette méthode n’est pertinente que si les acteurs-clés du dispositif sont présents ensembles pour :

• se confronter au constat
• clarifier la manière dont le dispositif fonctionne et devra fonctionner
• se mettre en phase sur la perception commune
• et prendre les décisions pertinentes pour améliorer le dispositif et le rendre efficace et efficient

Déroulement

• Préciser la cible visée pour les missions des différentes composantes de la structure
• Faire l’inventaire de tous les acteurs, internes ou externes, qui de loin ou de près interviennent dans le dispositif
• Identifier les relations existantes et souhaitables entre ces acteurs pour la cible visée avec leurs missions correspondantes, tenant compte de leur savoir faire, en les rapprochant de la stratégie
• Exprimer tous les points critiques et les éléments aléatoires constatés à l’expérience et conduisant à des dysfonctionnements ou à des risques de dérives ou de retards

Résultats

Notre méthode ARS’View™ a fait ses preuves tant dans des entreprises industrielles que dans des organisations de services.

Cette démarche de nature systémique basée sur les interactions entre acteurs, consiste à décrire les processus et à les modéliser.

Elle s’appuie sur un outil logiciel de représentation orientée objet et permet à partir de la base de données constituée de :

• décrire les fonctions de relations entre acteurs
• déterminer leurs liens, c’est-à-dire établir l’organigramme fonctionnel et permettre de rédiger les fiches de définitions de fonctions
• structurer la base de connaissances nécessaires à la gestion des opérations, qui, ainsi représentée, constitue un cahier des charges fonctionnel du système d’information
• modéliser les sous-processus et les processus enveloppes des fonctions analysées pour maîtriser la planification des différentes activités et en optimiser le déroulement
• déterminer les points critiques, sources de difficultés et d’aléas aux interfaces entre services, acteurs
• évaluer la charge correspondante par poste de travail, si une détermination d’effectifs de la structure est nécessaire
• rédiger par zoom de chacune des opérations du processus, si nécessaire, les procédures détaillées et les règles de gestion. On dispose ainsi du manuel qualité
• élaborer les plans d’actions à la maille d’analyse souhaitée

Enjeux

Qualitatifs

• Résolution des conflits entre services de l’entreprise
• Réduction des temps de cycle de fabrication des produits et des services
• Contribution efficace à la mise en conformité de l’organisation à la norme qualité ISO 9001 et à la logique du référentiel EFQM
• Fédération des groupes d’acteurs
• Clarification du système d’information.

Quantitatifs

• Selon les cas, gain de productivité de 10% à 30%.